Ein Tag im Leben eines PMO – Im Gespräch mit Jost Burbach
Projekte steuern, Strukturen schaffen, Teams unterstützen – die Rolle eines Project Management Office (PMO) ist aus komplexen Vorhaben nicht mehr wegzudenken. Doch wie sieht der Alltag hinter dieser verantwortungsvollen Funktion wirklich aus? Welche Herausforderungen warten, und was motiviert jemanden, täglich für Klarheit im Projektgeschehen zu sorgen?
Wir haben mit Jost Burbach gesprochen, der seit August 2024 als PMO in einem umfangreichen Projekt im Energiesektor tätig ist. Mit seiner strukturierten Herangehensweise, einem Auge fürs Detail und der nötigen Gelassenheit bringt er nicht nur Ordnung in Excel-Tabellen, sondern auch Stabilität in dynamische Projektlandschaften.
Im Interview gewährt er uns Einblicke in seine tägliche Arbeit, teilt persönliche Erfahrungen und verrät, wieso er sich selbst augenzwinkernd „Captain Organisation“ nennt.
Veröffentlicht am 17. Juli 2025
Wenn mein Job ein Filmgenre wäre …
Jost, wenn dein Job ein Filmgenre wäre, welches wäre es und warum? Und hast du vielleicht sogar einen inoffiziellen Superhelden-Namen?
Ganz klar: Action! Es wird nie langweilig. Projekte bringen ständig neue Wendungen mit sich – ob spontan auftauchende Probleme oder plötzlich geänderte Anforderungen. Mein inoffizieller Superhelden-Name? Captain Organisation. Und wenn ich meinen Arbeitsalltag mit drei Emojis beschreiben müsste, wären es diese:
👨💻 produktives Arbeiten – 😱 kleinere Katastrophen – 😄 und am Ende läuft’s!
Was ist dein persönliches Motto im Projektalltag und auf welches Tool kannst du bei deinem Daily Setup nicht verzichten?
Mein Motto lautet: Jeden Tag versuchen, etwas Neues zu lernen. Und mein unverzichtbares Tool sind Noise-Cancelling-Kopfhörer. In einer ruhigen Umgebung kann ich mich einfach besser konzentrieren.
Struktur im Projektalltag – Das Daily Business eines PMOs
Du bist seit August 2024 im Energiesektor-Projekt tätig. Wie sieht dein typischer Arbeitstag aus?
Mein Tag startet mit dem Check meiner E-Mails, To-dos und Deadlines. Ich nehme an vielen Meetings teil und verbringe viel Zeit mit Dateien – vor allem mit Excel. Die Übersicht zu behalten ist wirklich entscheidend.
Wie organisierst du dich selbst, besonders wenn plötzlich Probleme auftreten?
Ich verfolge meine Aufgaben nach Prioritäten und Deadlines. Durch das genaue Festhalten der Aufgaben verliere ich nie den Überblick. Gerade wenn spontan Probleme auftauchen, die schnelle Lösungen erfordern, hilft mir diese Organisation. Besonders eng arbeite ich mit dem Projektleiter, dem Head of Quality & Performance und dem Head of Process Control Systems zusammen, um diese täglichen Herausforderungen zu meistern.
Mehrwert durch Struktur – So zeigt sich der Einfluss eines PMO
Woran erkennst du, dass deine Arbeit im Projekt einen Unterschied macht?
Wenn sich Prozesse vereinfachen, die Zusammenarbeit effizienter wird und Kommunikationswege klarer sind, dann merke ich, dass ich mit meiner Arbeit etwas bewirke. In einem Projekt konnten wir durch meine Unterstützung ein besseres Monitoring, vereinfachte Abläufe und sogar eine neue IT-Infrastruktur etablieren.
Gab es ein besonders herausforderndes Projekt?
Ja, bei einem großen Mobilgeräte-Anbieter wurde das Projektziel mitten im Prozess komplett verändert. Das hat das Team vor große Herausforderungen gestellt. Dank meiner strukturierten Herangehensweise konnten wir neue Abläufe etablieren, Ruhe reinbringen und das Projekt dennoch erfolgreich abschließen.
Lernen, wachsen, beitragen – Persönliche Einblicke
Was war dein spannendstes Projekt und was hast du dabei über dich selbst gelernt?
Ein prägendes Projekt war während meines Studiums: ein Startup-Projekt, bei dem wir als Studierende eigenverantwortlich im Markt agieren konnten. Das hat mir gezeigt, dass ich Organisationstalent habe und gut mit Microsoft-Tools sowie in der Meeting-Moderation umgehen kann.
Welche Fähigkeiten sind deiner Meinung nach im PMO besonders wichtig und oft unterschätzt?
Kommunikationsstärke und Organisationsfähigkeit. Diese Skills sind essenziell, aber werden oft als selbstverständlich wahrgenommen. Dabei sind sie das Rückgrat jedes erfolgreichen Projektmanagements.
Welchen Rat würdest du PMO-Einsteiger:innen geben?
Mein Rat wäre: Konzentriere dich auf Selbstorganisation! Nur durch den richtigen Überblick über all deine verschiedenen Aufgaben und Termine kannst du gute Arbeit leisten. Und: Geduld ist manchmal genauso wichtig wie Struktur.
Gibt es einen Moment, auf den du besonders stolz bist?
Definitiv der erfolgreiche Abschluss meines ersten Projekts. Es war der Moment, in dem mir bewusst wurde: Ich kann mit meiner Arbeit echten Mehrwert schaffen. Das motiviert mich bis heute.
Vielen Dank für das spannende Interview, Jost. Es war sehr aufschlussreich, einen Einblick in deinen Arbeitsalltag zu bekommen.
