Im Gespräch mit Britta Gustafsen: Key Account Managerin für IT Carve-Outs
Britta ist seit 1,5 Jahren als Key Account Managerin und PMO für IT-Carve-Outs tätig. In dieser Doppelrolle hält sie die Fäden in Projekten zusammen: Sie strukturiert Abläufe, sorgt für Klarheit im Team und ist die Schnittstelle zwischen Kundenseite und internen Projektleitern. Dabei bringt sie nicht nur Organisationstalent mit, sondern auch eine gute Portion Humor und genau das macht sie zu einer unverzichtbaren Stütze in ihren Projekten.
Ihr Job sei, so sagt sie selbst, eine Mischung aus Action, Komödie und Drama. Ihr inoffizieller Superheldinnen-Name: Britney Bitch. Dazu passt ihr Motto: „The horrors persist, but so do I.“ – eine Haltung, die ihre Energie, ihren Pragmatismus und ihre Gelassenheit perfekt widerspiegelt.
Veröffentlicht am 05. September 2025
Die Morgenroutine einer High-Performerin
Britta, wie sieht dein typischer Arbeitstag aus und mit welchen Tools arbeitest du am liebsten?
Ich gehöre zu den nervigen High-Performern, stehe früh auf, um in Ruhe alles Mögliche erledigen zu können und mit guter Laune (weil man schon ordentlich was geschafft hat) in den Tag zu starten. Sobald ich am Schreibtisch sitze, schaue ich erstmal, ob es dringende E-Mails gibt, ansonsten schaue ich, welche Meetings anstehen, was vorbereitet werden muss, sortiere restliche Mails in ‚Laufendes‘, ‚diese Woche abarbeiten‘ oder ‚Muss heute erledigt werden‘.
Danach passe ich dann meine To-Do-Liste in Monday an. Dann wird priorisiert, gemeetet und abgearbeitet. Meetings aufsetzen, vorbereiten und durchführen, E-Mails an Stakeholder mit wichtigen Informationen schreiben und Listen aktualisieren gehören zu meinen täglichen Aufgaben. Am häufigsten nutze ich Teams, Monday, Excel und Word.
Wie organisierst du dich im Projektalltag und was macht deine Arbeit besonders herausfordernd?
Mit meinem geliebten Projektmanagement-Tool, dort kann ich Finanzen, To-Dos von Teammitgliedern und andere wichtige Meilensteine bestens organisieren und tracken. Grundsätzlich gehört aber immer eine gute Portion Flexibilität dazu, denn es kommt nie so wie geplant. 😉
Die Koordination von vielen verschiedenen Punkten ist besonders herausfordernd. Ich muss ständig alles im Blick haben – welche Prozesse wie und wo laufen, welche Informationen benötigt oder gegeben werden müssen, wer was, wann und wie viel tut und wie der grundsätzliche Progress des Projektes ist.
Mit wem arbeitest du dabei besonders eng zusammen und welche Probleme musst du fast täglich lösen?
Am engsten mit dem jeweiligen Projektleiter, dem IT-Infrastruktur-Manager und meinem Key Account Manager Counterpart auf Kundenseite. Mit diesen beiden Rollen muss ich mich am meisten abstimmen.
Die IT-Probleme meiner Eltern. Und dann noch die IT-Probleme beim Kunden. 😉
Struktur als Wirbelsäule & Garant eines erfolgreichen Projekts
Den Humor hast du im Interview schon unter Beweis gestellt, aber woran merkst du im Projektalltag, dass dein Einsatz wirklich einen Unterschied macht?
Ich bin schon jemand, der über die Maßen strukturiert arbeitet. Jemand, der diesen Job schon über 10 Jahre macht, muss vielleicht nicht mehr so extrem strukturiert sein, da er oder sie auf natürliche Art und Weise alles im Kopf und Gespür hat. Dennoch sind aus meiner Sicht Struktur und Gründlichkeit die obersten Garanten für einen erfolgreichen Projektverlauf. Durch meine vorgegebenen Strukturen befinden sich meine Projekte auf sicheren Schienen, ich würde also sagen, dass meine Arbeit die Wirbelsäule des Projektes ist und somit alles am Laufen hält. Zudem bin ich jemand, der alles immer so schnell wie möglich klären möchte und nicht erst bis aufs nächste Meeting warten möchte. Das gibt dem Projekt auch eine gewisse Dynamik und Schnelligkeit.
Seitdem ich im Projekt bin, wurde definitiv mehr gelacht, das ein oder andere sehr ernste Meeting mit ‚den IT-Lern‘ wurde aufgelockert und ganz grundsätzlich kann sich mein Team immer auf meine Arbeit und Sorgfalt verlassen. Durch meine Arbeit haben sie mehr Freiraum, sich ‚sorglos‘ um ihre Arbeit zu kümmern.
Vom Keller bis zum Carve-Out?
Was war dein bisher spannendstes Projekt?
Das Entrümpeln meines Kellers. Um ehrlich zu sein, finde ich das Wort ‚spannend‘ im beruflichen Zusammenhang überspitzt. Meine Projekte machen mir viel Spaß, aber sie sorgen nicht für höheren Puls durch Spannung bei mir. Ich erfreue mich grundsätzlich an meiner Arbeit, freue mich, wenn große, kleine und mittlere Meilensteine erreicht werden. Klar, es gibt mal Tage, da ist es ein wenig stressig und man muss viel koordinieren, aber auch das mache ich mit Freude und ja, vielleicht ein bisschen Spannung, was die Kommunikationskanäle angeht. 😉
Was hast du in deiner Rolle als Key Account Managerin und PMO über dich selbst gelernt und welche Fähigkeiten in diesem Job werden deiner Meinung nach oft unterschätzt?
Ich habe gelernt, dass nicht alles sofort geklärt werden muss und manche Prozesse ihre Zeit brauchen, dass manchmal auch Geduld hilft, Probleme effektiver zu lösen. Ich habe aber auch gelernt, dass ich jemand bin, der schnell und ad hoc handeln möchte, um einen smoothen Projektablauf zu garantieren, und dass dies grundsätzlich eine gute Eigenschaft ist, die mich selbst aber auch manchmal unter Druck setzt.
Menschliches Einfühlungsvermögen wird in erster Linie unterschätzt. In beiden Positionen hat man es mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten mit verschiedenen geographischen und sozialen Hintergründen zu tun. Es reicht nicht immer nur eine harte Ansage, damit etwas erledigt wird, sondern erfordert oft Feinfühligkeit für die Situation. Ich sehe mich da stets als eine Art Vermittlerin zwischen allen Beteiligten. Mein Fokus liegt stets auf einem erfolgreichen Projektverlauf und der ist nicht durch hartes Handeln garantiert, sondern durch Kompromisse, wo es möglich ist, und dadurch, dass man auf alle Seiten eingeht.
Mut, Motivation & Stolzmomente
Britta, welchen Rat würdest du jemandem geben, der/die neu in dieser Rolle startet?
Sei nicht zu streng mit dir selbst. Stelle so viele Fragen wie möglich, damit du alle Prozesse und Details gut nachvollziehen kannst. Erstelle Mind-Maps und andere Grafiken, um Zusammenhänge besser zu verstehen und einordnen zu können. Mach dir gute und detaillierte Pläne sowie To-Do-Listen und arbeite so genau und sorgfältig wie möglich. Geh freundlich und offen auf alle zu und sei selbstbewusst.
Zum Abschluss: Auf welchen KAM-Moment bist du besonders stolz und was motiviert dich, jeden Tag aufs Neue als PMO Struktur in Projekte zu bringen?
Als ich einem anderen KAM geholfen habe, das Projekt wieder auf die richtige Bahn zu lenken. Ein schwieriges Projekt wieder gut in den Griff zu bekommen, ist nur im Team möglich und ich bin stolz darauf, dass wir es wieder so gut hinbekommen haben.
Ich bin von Haus aus jemand, der alles strukturieren will und muss. Ich liebe es, wenn alles übersichtlich ist und man alles gut im Blick hat. Das erfüllt mich einfach mit Freude! Also alles von Zwang bis zur natürlichen Begabung. 😉
Vielen Dank, Britta, für deine offenen und ehrlichen Einblicke! Man spürt in jedem Satz, wie sehr du für Struktur, Klarheit und Verlässlichkeit brennst und dass genau diese Leidenschaft deine Projekte und Teams trägt. Damit bist du weit mehr als die „Wirbelsäule“ deiner Projekte – du bist ein echtes Vorbild für lebendiges, menschliches Projektmanagement.
