Carve-In Challenge für einen regionalen Energiekonzern

In den letzten vier Jahren hat ein regionaler Energiekonzern eine bahnbrechende Transformation durchlebt – die vollumfängliche Migration sämtlicher Utilities SAP-Systeme zu einem neuen Dienstleister. Doch damit nicht genug: Gleichzeitig wurde ein innovatives Betriebsmodell implementiert, das die Bereiche Application-, Infrastructure-Outsourcing und Business-Process-Outsourcing revolutionierte. Mit einem beachtlichen Projektvolumen von bis zu 5 Millionen Euro war dieses Unterfangen nicht nur finanziell bedeutsam, sondern stellte auch einen strategischen Meilenstein dar.

Branche

Energie

Arbeitsfeld

Carve-In

Jahr

2014-2018

Projektdauer

ca. 3,5 Jahre

Mitarbeitende

ca. 2.000

Aufbruch in neue Gefilde

Die Anfangssituation des Projekts war von entscheidenden Veränderungen geprägt. Die anstehende Rekommunalisierung führte zum Auslaufen sämtlicher bestehender IT-Dienstleistungserträge und machte eine umfassende Neubewertung sowie Neugestaltung der operativen Landschaft unumgänglich. Ein zentraler Aspekt dieses Vorhabens lag in der notwendigen Einrichtung einer vollständig neuen Arbeitsumgebung. Dies umfasste nicht nur die technischen Feinheiten der Landschaftsneugestaltung, sondern auch den komplexen Prozess der Ausarbeitung neuer Vertragsvereinbarungen.

Mit dem abgelaufenen Vertrag und der Anforderung an eine neue operative Umgebung lag ein entscheidender Fokus auf der Etablierung neuer Verträge. Dies erforderte das geschickte Navigieren durch rechtliche und geschäftliche Überlegungen, um sicherzustellen, dass die neuen Vereinbarungen den sich entwickelnden Bedürfnissen und Zielen der Organisation entsprachen. Parallel dazu wurde ein EU-weites Ausschreibungsverfahren initiiert, um sicherzustellen, dass der Auswahlprozess für potenzielle Dienstleister höchsten Standards und Leitlinien entsprach.

Herausforderungen

Zunächst war die Migration aller relevanten Energiesysteme, darunter IS-U Netz, IS-U Vertrieb und IS-U Geschäftskunden, zum neuen Dienstleister von essenzieller Bedeutung. Diese umfassende Überführung der Energiesysteme sollte nicht nur reibungslos erfolgen, sondern auch sicherstellen, dass sämtliche Daten und Prozesse nahtlos in die neue Umgebung integriert werden. Parallel dazu war die Einrichtung einer neuen Landschaft für alle beteiligten Rollen, einschließlich Netz, Vertrieb und Geschäftskunden, ein zentraler Schwerpunkt.

Des Weiteren galt es, neue interne Verantwortlichkeiten und operative Geschäftsprozesse aufzusetzen. Diese Maßnahme zielte darauf ab, eine klar strukturierte und effiziente Betriebsweise im Rahmen der neuen Service- und Arbeitsumgebung zu etablieren. Die Definition von klaren Verantwortlichkeiten und Geschäftsprozessen sollte die organisatorische Effektivität stärken und eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. Dabei herausfordernd waren:

  • Unterschiedliche “neue” Dienstleister: Die Zusammenarbeit mit verschiedenen neuen Dienstleistern stellte eine Herausforderung dar. Jeder Dienstleister brachte eigene Prozesse, Arbeitsweisen und Kommunikationsstrukturen mit sich. Die Integration dieser Vielfalt erforderte eine präzise Koordination, um sicherzustellen, dass alle Akteure effektiv zusammenarbeiten konnten.
  • Enge Zeitvorgaben: Die zeitlichen Vorgaben waren besonders anspruchsvoll. Der straffe Zeitplan setzte das Projektteam unter Druck, da die Migration sämtlicher Energiesysteme und der Aufbau einer komplett neuen Landschaft innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens erfolgen mussten. Diese zeitliche Begrenzung erforderte eine hohe Effizienz und präzise Planung, um die gesteckten Ziele termingerecht zu erreichen.
  • Vollständig neue Arbeitsumgebung: Die Einführung einer vollständig neuen Arbeitsumgebung, einschließlich der Neuausrichtung von Geschäftsprozessen und der Umgestaltung der IT-Landschaft, war eine weitere bedeutende Herausforderung. Dies erforderte nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine sorgfältige Abstimmung mit den betroffenen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass die Veränderungen reibungslos und effektiv umgesetzt werden konnten.
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clean energy concept. solar panel with wind turbine and blue sky

Lösungsansatz

Unsere Strategie umfasste eine detaillierte Planung der IT-Architektur im Kontext des Outsourcing-Modells (Input/Output Automation und Business Process Outsourcing) für die Energiebranche. Dazu gehörten folgende Schlüsselaspekte:

  • Meilensteinplanung: Eine präzise Meilensteinplanung wurde durchgeführt, um klare Etappen und Ziele für das Projekt zu definieren. Dies ermöglichte eine transparente zeitliche Strukturierung und eine klare Richtlinie für die Fortschritte des Projekts.
  • IT-/Migration-Planung (Testzyklen etc.): Die Planung der IT- und Migrationsprozesse, einschließlich Testzyklen, wurde systematisch durchgeführt. Dies umfasste die Definition und Abstimmung der einzelnen Schritte, um eine reibungslose Integration neuer Systeme und Funktionen sicherzustellen. Testzyklen wurden strategisch eingeplant, um die Qualität und Zuverlässigkeit der Implementierung zu gewährleisten.
  • Workshop-Planung: Die Organisation von Workshops spielte eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der Lösung. Diese Workshops dienten dazu, relevante Stakeholder einzubeziehen, Feedback zu sammeln und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten. Die sorgfältige Planung dieser Workshops gewährleistete effektive Kommunikation und die aktive Beteiligung aller relevanten Akteure.
Konkrete Umsetzung & Ergebnis

Zuallererst erfolgte die sorgfältige Planung und Weiterentwicklung der SAP/non-SAP-Anwendungsumgebung. Dies umfasste sowohl die technologischen Aspekte, wie etwa die Integration von EDM (Energiedatenmanagement), MDM (Master Data Management) und SAP, als auch betriebswirtschaftliche Überlegungen zur optimalen Ausrichtung der Anwendungslandschaft. Die Einrichtung neuer Anforderungen erfolgte durch das interimistische Modell und die Unterstützung bei der Implementierung von MOS Billing/IM4G innerhalb der IT-Landschaft. Dieser Ansatz ermöglichte es, flexibel auf aktuelle Anforderungen zu reagieren und die Umsetzung von MOS Billing/IM4G effizient zu integrieren.

Im Bereich SAP IS-U wurde besonderes Augenmerk auf die Anpassung und Optimierung gelegt. Dies schloss nicht nur die Migration der bestehenden Daten ein, sondern auch die Integration neuer Funktionalitäten und Anpassungen, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Die Integration von EDM (Kisters) wurde als zusätzliches Element berücksichtigt. Dabei wurde darauf geachtet, eine nahtlose Integration in die Gesamtlösung zu gewährleisten und Synergien zwischen den verschiedenen Systemen zu nutzen.

Insgesamt wurde durch diesen Lösungsansatz eine ganzheitliche Vorgehensweise verfolgt, die sowohl die technologischen Aspekte der Anwendungsumgebung berücksichtigte als auch sicherstellte, dass betriebswirtschaftliche Anforderungen effizient integriert wurden. Der Fokus lag darauf, eine optimale und zukunftsfähige IT-Landschaft zu schaffen, die den sich wandelnden Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Technische & wirtschaftliche Benefits

Transparentes Dienstleistermodell: Die klare Strukturierung des Dienstleistermodells führte zu einer verbesserten Transparenz und Effizienz in der Zusammenarbeit. Die klaren Zuständigkeiten und Abläufe ermöglichten eine reibungslose Koordination zwischen verschiedenen Dienstleistern und internen Teams.

Geringere IT-Kosten: Die Neugestaltung der IT-Architektur und die Umstellung auf ein Outsourcing-Modell führten zu reduzierten IT-Kosten. Durch die effiziente Nutzung externer Dienstleisterressourcen konnten betriebswirtschaftliche Effizienzen realisiert und Ausgaben optimiert werden.

Automatisierung von Prozessen mit effizienten “neuen” Lösungen: Die Einführung effizienter “neuer” Lösungen ermöglichte die Automatisierung von Prozessen. Dies führte zu einer Steigerung der Arbeitsgeschwindigkeit, Reduzierung von Fehlerraten und insgesamt zu einer verbesserten Prozesseffizienz in verschiedenen Unternehmensbereichen.

Geringere Personalkosten: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Optimierung der Arbeitsabläufe verringerten sich die Personalkosten. Die effizientere Nutzung von Ressourcen und die klare Definition von Aufgaben führten zu einer kosteneffektiveren Personalstruktur.

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